Redegjørelse iht. åpenhetsloven §5 for Kolly AS
Formål
Kommunisere om aktsomhetsvurderinger, funn og planer.
Omfang
Besvarelsen er kortfattet. Dersom informasjon mangler, f.eks. at i steg aktsomhetsvurderingen ikke har blitt gjennomført, vil dette begrunnes. I denne redegjørelsen viser vi rapportering for regnskapsåret 2023.
Krav til redegjørelsen (fra Forbrukertilsynet)
§5 a. En generell beskrivelse av virksomhetens organisering, driftsområde, retningslinjer og rutiner for å håndtere faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Besvarelse
Kolly AS (Kolly) vil bidra til en ansvarlig verdikjede i samarbeid med våre kunder og leverandører Vår rolle i verdikjeden gjør at har god kontakt med og mulighet til å påvirke leverandører til Kolly på våre kunders vegne. Vi er tror at godt samarbeid og sterke relasjoner er vesentlig for å vi lykkes med å bygge ansvarlige og bærekraftige verdikjeder som lever opp til forventingene fra våre kunder, ansatte og samarbeidspartnere. Kolly ble startet i 2022 og har i løpet av 2023 påbegynt arbeidet med å bli en ansvarlig aktør i det norske matmarkedet. Vi er stolte over å være en del av REMA 1000 Norge AS og tar del i deres arbeid med bærekraft.
Hvordan selskapet er organisert på et overordnet nivå
Kolly er en del av Reitan Retail og et datterselskap av Rema 1000 Norge AS.
Hva slags produkter og tjenester selskapet tilbyr, og markeder selskapet opererer i:
Kolly er en grossist i HoReCa og KBS markedet i Norge. Vi tilbyr innkjøp, salg, lager og transport av mat, drikke og non food etter kunders behov og ønsker. I tillegg til tredjeparts merkevarer håndterer vi kundenes egne merkevarer. I Kolly er det kunden selv som velger sitt sortiment i samarbeid med både leverandørene og Kolly.
Kolly leverer på ca. 2000 driftssteder med et varesortiment innen mat, drikke og non Food på 7300 varelinjer og med 200 biler på veien. Vi har ca. 37 000 kvadratmeter sentralt lagerhjem på Vinterbro, og er pr. 31.12.2023 113 faste medarbeidere og ca. 30 vikarer og har en omsetning på ca. 3,8 MRD. Kolly leverer i hele Norge fra Lindesnes i sør til Kirkenes i nord.
Hvordan selskapet har forankret arbeidet med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i interne retningslinjer og rutiner:
Kolly har som et datterselskap av REMA 1000 Norge AS forpliktet seg til det samme etiske rammeverket som REMA 1000 Norge AS og øvrige datterselskaper. Kolly er særlig innstilt på å:
1. Informere: Kolly skal gi relevant informasjon om virksomhetens praksis, herunder avtaler med kunder og leverandører. Dette kan inkludere informasjon om arbeidsforhold, miljøpåvirkning og menneskerettigheter.
2. Gjennomføre aktsomhetsvurderinger: Kolly vil regelmessig vurdere risikoen for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Arbeidet dokumenteres i form av en egen rapport.
3. Samarbeide med leverandører for å sikre at de også etterlever åpenhetsloven.
Kort sagt, åpenhetsloven pålegger oss å være transparent, ansvarlig og aktivt arbeide for å unngå brudd på menneskerettigheter og uanstendige arbeidsforhold i virksomheten og leverandørkjeden.
Varslingskanaler og klagemekanismer som skal bidra til å avdekke negative konsekvenser
Kolly har kontaktpersoner for alle leverandører av varer som omsettes av Kolly. Varslinger vil bli videresendt til kontaktpersoner umiddelbart og fulgt opp av Kolly’s kontaktperson til leverandøren. Varsling og kommunikasjon er i 2023 dialogbasert og til dels manuell, men arbeidet med innføring av dataverktøy er påbegynt i året. Eksempelvis var verktøyet Service Now under utredning ved utgangen av året.
§5 b. opplysninger om faktiske negative konsekvenser og vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket gjennom sine aktsomhetsvurderinger. Minstekravet til redegjørelsen gjelder kun de faktiske negative konsekvensene, samt «vesentlig» risiko.
Hvordan aktsomhetsvurderinger har blitt gjennomført
Varene som omsettes i Kolly produseres i 78 ulike land verden over. Det er ulik risiko knyttet til både produksjonsland og råvarer fra disse landene. Vi har rangert dem i fire nivåer for landrisiko basert på REMA 1000 Norge AS sin risikovurdering av land.
Landerisiko er kalkulert basert på 7 risikokilder, listet under:
(1) International Trade Union Confederation's Global Risk Index (ITUC)
(2) Environmental Performance Index (EPI)
(3) Transparency International's Corruption Perception Index (CPI)
(4) BSCI score
(5) U.S. Department of Labor’s list of goods produced by forced labor
(6) U.S. Department of Labor’s list of goods produced by children
(7) World Economic Forum's Global gender gap report, som omfatter risiko for negativ påvirkning på mennesker og miljø, samt styresett og korrupsjon i et land.
REMA 1000 Norge AS sitt verktøy for risikovurdering ligger til grunn også for Kolly sine vurderinger.
Vi er kjent med at opprinnelsesland for varer oppgitt i EPD basen ikke alltid er presist, men det er p.t. vår beste indikasjon på risiko basert på land for merkevarer. For REMA 1000 Norge AS sine egne merkevarer har vi systemstøtte og kontroll på innsatsfaktorene i varene.
Kolly produserer eller bearbeider ingen produkter og har et begrenset antall egne merkevarer i 2023.
Faktiske negative konsekvenser som virksomheten har avdekket
I løpet av rapporteringsperioden har det ikke blitt avdekket faktiske negative konsekvenser.
Opplysninger om vesentlig risiko for negative konsekvenser som virksomheten har avdekket
Varer produsert i land med høy risiko er avdekket. 685 produkter er produsert i land med høy eller svært høy risiko for negative konsekvenser. I tillegg vil det være råvarer som er produsert i land med høy risiko selv om produktet er ferdigprodusert i land med lav risiko. For REMA 1000 Norge AS sine egne merkevarer er dokumentasjonen god. For andre leverandører er dokumentasjonen ofte god, men bedre oversikt og verktøystøtte for håndtering av risiko og konsekvenser er nødvendig.
Opplysninger om leverandørkjeden Kolly har direkte dialog med og handler salgsvarer fra ca. 300 leverandører hovedsakelig i Norge, men også fra utlandet. Vi benytter 16 leverandører av transporttjenester i tillegg til drift og administrative varer og tjenester.
For felles varer og tjenester med andre selskaper i konsernet håndteres risiko av eller i samarbeid med REMA 1000 Norge AS, mens for Kolly's unike varer og leverandører i Reitan Retail håndteres risiko av Kolly.
§5 c. opplysninger om tiltak som virksomheten har iverksatt eller planlegger å iverksette for å stanse faktiske negative konsekvenser eller begrense vesentlig risiko for negative konsekvenser, og resultatet eller forventede resultater av disse tiltakene
Tiltak som ble iverksatt eller kommer til å iverksettes for å stanse eller begrense slike negative konsekvenser.
Vi vil i 2024 fortsette arbeidet med å sikre at alle leverandører alltid har signert avtale inkludert etiske retningslinjer (SCoC). Vår SCoC og veilederen er basert på Etisk Handel Norges prinsipper. ILOs konvensjoner og FN-erklæringer og med aktsomhetsvurderinger som metode.
· Kolly benytter i stor grad de samme leverandørene som REMA 1000 Norge AS. Disse er i hovedsak omfattet av avtaleverk og oppfølging av Reitan Retail, men der Kolly har egne varelinjer vurderer Kolly også risiko knyttet til disse varene.
· For Kolly’s unike leverandører til Reitan Retail har Kolly signert tilsvarende avtale og plan for oppfølging.
· Unike varer fra felles leverandører jobbes det i 2024 med å lage et egnet oppfølgingsprogram for. Sortiment og Innkjøpssjefer i Kolly er ved utgangen av 2023 ansvarlig for dialog med leverandører og slik sett også for handlinger i relasjon til leverandørene ihht. til åpenhetsloven.
· Kurs og opplæring av ansatte involvert i prosessen er under utrulling.
· Digitalisering av varslingsmekanismer er under utvikling og forventes implementert ila 2024.
· Kolly er ISO 9001, ISO 14001 og ISO/TS 22002-5 sertifisert pr. 31.12.2023.
Ved utgangen av 2023 er verktøyet «Service Now» under utredning. I løpet av 2024 planlegger vi også å få på plass et digitalt verktøy for formidling og besvarelse av henvendelser knyttet til åpenhetsloven innen fastsatte tidsfrister.
Oppnådde eller forventede resultater av tiltakene.
Redegjørelse for hvordan tiltakene har bidratt til eller forventes å bidra til å redusere risiko eller rette opp faktiske negative konsekvenser
I løpet av 2024 bør et digitalt verktøy for formidling og besvarelse av henvendelser knyttet til åpenhetsloven innen fastsatte tidsfrister være på plass. Dette bidrar med god oversikt over opprinnelse, råvarer benyttet og generell kontroll.
Ved utgangen av 2023 er verktøyet «Service Now» under utredning.
Den viktigste jobben i arbeidet med håndtering av risiko ihht. åpenhetsloven er ved inngangen til 2024 i form av tett dialog med de ulike leverandørene som gjør at de raskt svarer på henvendelser. Ved utgangen av 2024 vil vi opprettholde den gode relasjonelle kontakten for å bidra til høy tillit og raske besvarelser ved henvendelser, men med bedre strukturert systemstøtte og dokumentasjonsgrad.